Basta davvero l’introduzione di un nuovo strumento “tecnologicamente avanzato” per rendere più smart il nostro modo di lavorare?
Il video “A conference call in real life” ci mostra come non sia proprio così… Con oltre 14 milioni di visualizzazioni viene da pensare che in molti si siano rispecchiati guardando le immagini: praticamente tutti abbiamo sperimentato una situazione di call come quella che il video rappresenta.

Sicuramente tutti abbiamo provato la frustrazione di codici dimenticati, orari non rispettati, turni di parola confusi...

“Working smarter, not harder” è un bello slogan, facile da pronunciare ma molto meno semplice da tradurre nella realtà.

A partire da quella delle conference call, sempre più frequenti e importanti per favorire il lavoro flessibile e la collaborazione in team geograficamente distribuiti.
Se vogliamo davvero che queste modalità di lavoro siano smart e ci portino tutti i vantaggi che ce le fanno preferire rispetto a modalità di interazione più tradizionali (riduzione di costi, di tempi, di spostamento, di singoli scambi one-to-one…), dobbiamo paradossalmente essere più rigidi nel rispetto di alcune regole che compongono una nuova etiquette dei remote meeting. Non sono tutte regole nuove, ma meglio ragionarci prima di pensare che una conference call sia esattamente la stessa cosa di un meeting in presenza, con la “sola” aggiunta di uno strumento!

Ecco qualche consiglio per gestire correttamente un distance meeting:

Fase 1: PRIMA DEL MEETING (la preparazione)

  1. Definisci di che tipo di meeting si tratta. Non è certo una novità, ma non bisogna dimenticare che anche nel caso dei remote meeting è fondamentale sapere e comunicare che tipo di riunione si sta organizzando: informativa? Consultiva? Decisionale? Di creatività? Riflettere sul tipo di meeting aiuta a scegliere lo strumento più adeguato e orienta i comportamenti di tutti i partecipanti.
  2. Seleziona il tool più adeguato rispetto alla tipologia di meeting e a quanto già disponibile e in uso in azienda. Tanto più c’è consuetudine con lo strumento, tanto meno le persone saranno in difficoltà a usarlo.
  3. Invita i partecipanti: solo quelli utili per il raggiungimento dell’obiettivo, mi raccomando! Se puoi definire anche i diversi ruoli (moderatore, speaker, partecipante), tanto meglio.
  4. Prepara e condividi l’agenda: sarà fondamentale per gestire contenuto e tempi dell’incontro.
  5. Scegli bene l’orario della riunione, se non vuoi essere l’unico partecipante… Le persone invitate possono trovarsi in luoghi anche molto distanti tra loro , con fusi molto diversi.
  6. Manda istruzioni per la connessione e invita ciascuno a fare in anticipo un test per assicurarsi il buon funzionamento di tutti i supporti. Ovviamente dovrai farlo anche tu!

Fase 2: IL MEETING (la partecipazione)

  1. Sii puntuale: lo so, sembra banale, ma la verità è che non lo è affatto. Se posso permettermi qualche minuto di ritardo alla riunione organizzata nella stanza accanto, è assolutamente da evitare nei distance meeting. Il tempo speso nell’attesa di qualcuno, in una situazione in cui l’interazione tra i partecipanti non è comunque facilitata dallo scambio informale, è smodatamente lungo e pesante. Se poi sono in smart working e ho pianificato con attenzione le mie attività personali e professionali, può essere ancora più spiacevole…
  2. Presentati quando prendi la parola e ripeti il tuo nome durante le call. Quando il team è piuttosto numeroso o i suoi membri si conoscono poco, sempre meglio ricordare chi sta parlando.
  3. Elimina i rumori di fondo: quando non è il tuo turno di parola, disattiva il microfono. Lo stesso se sei seduto in luoghi rumorosi. Può essere utile investire in una buona qualità di cuffie per evitare che gli altri sentano il sottofondo del traffico, dei bambini che giocano e degli animali domestici…
    Questa regola non vale per potersi liberamente distrarre, però ;-)
  4. Prevedi una pausa: nei casi di riunioni di oltre 45 minuti, pianificare una pausa permetterà di sgranchirsi le gambe e sfuggire alla tentazione di guardare comunque le mail o i social network…
    Se partecipi a una riunione dall’automobile, come sempre più spesso accade, è preferibile parcheggiare. In questo caso, la distrazione può essere davvero pericolosa!
  5. Metti ordine tra i file visibili e chiudi i programmi non necessari prima della chiamata. Se dovrai condividere lo schermo, rischi di trovarti in imbarazzo se hai in vista documenti sensibili o privati…
  6. Organizza i file utili per la riunione: soprattutto quando si ha l’opportunità di condividere materiali multimediali, meglio aver tutto sottomano.
  7. Sollecita la partecipazione: data la facilità di distrarsi, quando promuovi un meeting, può essere una buona idea prepararsi qualche domanda per sollecitare con frequenza l’attenzione e verificare l’andamento dell’incontro.
  8. Descrivi le tue emozioni e chiedi agli altri di fare lo stesso. Dove la comunicazione non verbale è limitata, l’efficacia di uno scambio comunicativo può essere davvero compromessa.
  9. Assicurati un supporto tecnico durante il meeting, soprattutto quando è di una certa rilevanza. Sarete mooooolto meno stressati :-)
  10. Chiudi il meeting con una sintesi di quanto discusso e l’indicazione degli step successivi.

Fase 3: DOPO IL MEETING (gli sviluppi)

  1. Prepara una sintesi di quanto emerso durante il meeting. Se è stato nominato un moderatore, è suo il compito di redigere il documento e inviarlo.
  2. Rendi disponibili i materiali dell’incontro e, laddove possibile, invia un link alla registrazione della riunione.

E tu come gestisci i tuoi meeting a distanza? Se vuoi condividere con noi la tua esperienza, lascia un commento. Noi intanto ti lasciamo un piccolo regalo: la nostra meeting checklist.

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