Oggi sul nostro blog è venuta a trovarci Paola Perna, consulente di comunicazione aziendale, formatrice, web writer e giornalista.
Paola è specializzata in scrittura per la Comunicazione d’Impresa. Con lei oggi ci focalizziamo sull'importanza di individuare un messaggio chiaro per i nostri eventi aziendali che crei valore e conoscenza per le persone a cui si rivolge. Vi lasciamo alle parole di Paola. Buona lettura. 

Compreresti una macchina senza avere la patente? Andresti in vacanza per stare chiuso in albergo? Probabilmente no, sarebbe uno spreco. E allora, per analogia, organizzeresti un evento della tua azienda, investendo denaro, risorse e immagine, senza curare il messaggio centrale e la sua comprensione? Perché tanta fatica se chi vi partecipa non impara qualcosa in più di quanto già sa?

Il messaggio, alla fine, è il motivo per cui l’azienda decide di fare un convegno o evento di comunicazione, è ovvio. Si lancia un tema, una scaletta, e via. Tutti dovrebbero sapere cosa dire e come dirlo. Sbagliato. Il più delle volte il tema non viene approfondito, non crea conoscenza condivisa perché non c’è un filo logico che colleghi gli interventi, né un controllo attento a che i concetti fondamentali siano semplici e chiari. Così gli interventi si susseguono senza disegnare un quadro armonico, e chi parla spesso non riesce a intercettare le esigenze di chi ascolta.

Questo vale per esempio per l’integrazione tra ospiti esterni e interni all’azienda: si chiama un ospite perché faccia una “conferenza” sull’opinione che ha lui su un tema o piuttosto per aiutare a comprendere uno scenario, per dare spunti di riflessione, perché la sua competenza contribuisca a chiarire il messaggio core dell’azienda? Agli speaker interni, invece, spetta il compito di collegare, chiarire, spiegare meglio. Di aggiungere informazioni, non di affastellare dati su dati.

Le slide e le presentazioni sono ancora più trascurate: se anche la grafica uniforma la cornice, i contenuti sono i più vari. Chart con frasi evocative si alternano a grafici pieni di numeri illeggibili; per interventi di dieci minuti si proiettano 30 slide a velocità supersonica “tanto poi io ci parlo sopra”. Così chi dovrebbe ascoltare inizia a mandare messaggi con lo smartphone, controllare Facebook e la mail o giocare. Come dargli torto? Non sta seguendo un evento, ma un “collage”, e neanche troppo chiaro.

Nella check list dell’evento, quindi, oltre a tema e titolo, “location”, accoglienza, catering, grafica e allestimento tecnico, bisogna inserire la gestione vera dei contenuti. Un autore, professionista della comunicazione che abbia la responsabilità della regia e faccia combaciare forma e sostanza, armonizzando tra loro interventi, presentazioni, video e grafica, pertinenza degli ospiti esterni e presenza scenica dei relatori interni, spesso impacciati perché non guidati ad essere efficaci.

Non si trasmette conoscenza né si fanno crescere le persone in questo modo. Si spende senza avere un ritorno sull’investimento. La comunicazione è un investimento quando aggiunge, chiarisce, passa informazioni e costruisce un dialogo da un monologo. Quando, per esempio, la voce dell’azienda coinvolge e motiva. Quando genera domande, punti di vista nuovi e soprattutto chiarisce a fondo un tema utile nel quotidiano, o strategico. Altrimenti è entertainment.

Che cosa vogliamo che rimanga alle persone? Cosa racconteranno ai colleghi? Beh, quest’anno il catering era buonissimo, però c’era un po’ troppa gente e l’aria condizionata non riusciva a raffreddare la sala. Il direttore è stato proprio bravo, ma preferisco il pesce ai canapè.

 

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